Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Historisk Forening for Vestsjælland (HFV)
Gældende fra 1. november 2018.
Ansvar for databeskyttelse i foreningen
Flemming Bruun
Maglegårds Allé 29
2860 Søborg
Formålene med behandlingen
– Udøvelse af foreningens aktiviteter, herunder afholdelse af arrangementer, generalforsamling og udgivelse af foreningens årbog.
– Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
– Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
– Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i en kortere periode efter udmeldelse af foreningen.
– Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
Personoplysninger, som HFV opbevarer om medlemmerne
– Navn
– Adresse
– Indmeldelsesdato
– Telefonnummer
– E-mailadresse
Videregivelse af personoplysninger
Oplysningerne videregives ikke.
Sletning af personoplysninger
HFV opbevarer personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier: Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen.
Opbevaring af personoplysninger
HFV opbevarer alle personoplysninger i foreningen på foreningens computere, som er beskyttet af password, som kun kendes af den personlige bruger af den enkelte computer.
Brud på datasikkerheden
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, drøfter bestyrelsen eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
HFV dokumenterer alle brud ved at logge disse.
Sikkerhed i øvrigt
– HFV indsamler ikke flere oplysninger end nødvendigt.
– HFV opbevarer ikke oplysningerne længere end nødvendigt.
– HFV anvender ikke oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.