Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Historisk Forening for Vestsjælland (HFV)
Gældende fra 1. november 2018.

Dataansvar
HFV behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan foreningen behandler personoplysninger for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for databehandlingen er, at HFV kun behandler personoplysninger til registrering af medlemmer og kun behandler personoplysninger, der er relevante og nødvendige til vedligeholdelse af medlemskartotek.
Alle oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige for foreningens virke.

Kontaktoplysninger
HFV er dataansvarlig og sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Helge Torm
Adresse: Munkevænget 2, 4180 Sorø
Hjemmeside: histvestsj.dk

Behandling af personoplysninger
HFV behandler kun almindelige personoplysninger:
– Navn
– Adresse
– Indmeldelsesdato
– Telefonnummer
– E-mailadresse

Indsamling af oplysninger
Normalt får HFV oplysningerne fra medlemmerne selv. I nogle tilfælde søges oplysninger på f.eks. krak.dk.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger
HFV behandler personoplysningerne til bestemte formål, når der er en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
– Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle oplysninger (interesseafvejningsreglen)
– At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med medlemmerne
– Behandling efter lovkrav
– Behandling med samtykke

Formålene
– Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
– Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
– Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
– Levering af bestilte varer og ydelser
– Administration af relationerne til foreningen

HFV behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang foreningen behandler medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
– Udøvelse af foreningens aktiviteter, herunder afholdelse af arrangementer og generalforsamling
– Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til vedtægter m.v., herunder i forhold til generalforsamling
– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
– Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
– Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i en kortere periode efter udmeldelse af foreningen
– Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
HFV’s behandling af personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.
Derfor indhentes kun samtykke, hvis det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis HFV indhenter samtykke, er det frivilligt, om medlemmet vil give samtykke, og vedkommende kan til enhver tid trække det tilbage ved at give HFV besked om det.

Videregivelse af personoplysninger
HFV videregiver ikke personoplysninger.

Opbevaring og sletning af personoplysninger
HFV opbevarer personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
– Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen

Medlemmernes rettigheder
HFV’s medlemmer har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når foreningen behandler
personoplysninger:
– Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
– Retten til indsigt i egne personoplysninger
– Retten til berigtigelse
– Retten til sletning
– Retten til begrænsning af behandling
– Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
– Retten til indsigelse
Medlemmet kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod HFV’s behandling, ved at henvende sig til foreningen. HFV’s kontaktoplysninger findes øverst i dette dokument.
Hvis et medlem f.eks. henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger,
undersøger HFV, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som
muligt.
Der kan altid indgives en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
HFV forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside.